事務職に求められるスキルとは

派遣でもとくに人気の事務職。一般事務、営業事務、経理事務など、細かく分類するとさまざまな業務がありますが、ほとんどの場合デスクワークが中心となり、パソコンを使って書類などを作成します。一見淡々とこなす作業のように見えますが、実際はどうなのでしょうか。
今回は、事務職に求められるスキルについてご紹介します。事務職での就業を目指す人はぜひご参考にしてみてください。

その1．コミュニケーション力

パソコンや伝票と向き合う仕事ばかりで、人との関わりは一見なさそうに見える事務職ですが、実は会社への電話や来客者の対応をしなければならない場合も少なくありません。
営業職に比べて外出をする機会は少ないものの、逆に社内のスタッフとの関わりは多く、社内のスタッフたちと円滑に仕事を進めるため、コミュニケーション力を必要とするのが、事務職の特徴といえるでしょう。

その2．ビジネスマナー

事務職ではクライアントなどから電話がかかってくるケースが多く、さまざまな要件を聞いたり、取り次ぎをおこなったりしなければなりません。その際、必要になるのがビジネスマナーです。

例えば電話を取り次ぐときは「ちょっと待ってください」ではなく、「少々お待ちください」。
「後で電話します」は、「後ほどお電話を差し上げます」など。
このように、尊敬語や謙譲語などを正しく使えているかどうかで、相手の印象も大きく変わります。

電話応対もそうですが、電子メールでのやり取りも数多く発生し、こちらも正しいビジネス文書を書ける力が必要となります。
相手に不快な思いをさせないようにするためにも、最低限のビジネスマナーは習得するようにしてください。

その3．欠かせないPCスキル

事務職はWordを使って社内文書や案内状を作成したり、Excelのフォーマットにデータを入力したりする業務もあります。
単純な入力業務だけでなく、イチから表やグラフを作ることもあるので、セルの設定をはじめ、基本的な四則演算、SUM関数、ROUND関数などの知識があれば、役に立つでしょう。

職場によっては営業をサポートするために資料を作ることもあるので、パワーポイントのスキルやPDFファイルへの変換などの技術が必要な場合もあります。
また、ファイルのやり取りにクラウドサービスを利用したり、スパムメールを処理したりすることもあるので、セキュリティに関する知識も必要です。

その4．正確な業務をこなす管理力

伝票整理やデータ入力など、ルーチンワークが多い事務職ですが、仕事が複雑でない分、早く正確に処理することが求められます。とくに会計業務や出納業務など、お金に関係する業務の場合、ミスをしてしまうと大きなトラブルになる可能性が高く、注意が必要です。

さらに会計や出納業務以外の事務職にも、もちろん正確性は求められます。「どんな小さな業務でも手をぬかず、細かく対応する力」が事務職には必要なのです。

いかがでしょうか。このようにとても幅広く、多様なやり取りが発生します。それでも、ほとんどの業務は仕事をするうちに慣れるものばかりですから、あまり心配しすぎる事はありません。

事務職を目指す人は上記の内容を参考に、自分のスキルをドンドン磨いていきましょう。

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